Digital Omnibus: Was KI-Telefonassistenten jetzt müssen

Digital Omnibus in Kraft: Was sich für KI-Telefonassistenten 2026 wirklich ändert

Die kurze Antwort für alle, die einen KI-Telefonassistenten betreiben oder gerade einführen: Ihre Ansagepflicht wurde nicht verschoben. Artikel 50 des EU AI Act gilt seit dem 2. August 2026. Wer heute Anrufe von einer KI annehmen lässt, muss den Anrufer darüber informieren – und zwar so, dass eine durchschnittlich aufmerksame Person es versteht. Verschoben wurden ausschließlich die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, und zwar auf den 2. Dezember 2027.

Der Grund für die Verwirrung ist der sogenannte Digital Omnibus on AI – die Verordnung (EU) 2026/1744. Sie wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und trat am 27. Juli 2026 in Kraft. In vielen Zusammenfassungen liest man seitdem „AI Act verschoben". Das ist so pauschal falsch und für Betreiber von Sprach-Agents sogar gefährlich, weil ausgerechnet der Artikel, der Telefon-Agents am direktesten betrifft, unverändert scharf gestellt bleibt. Dieser Artikel sortiert die Zeitachse, übersetzt Artikel 50 in konkrete Ansagen und zeigt, was Sie in einer Praxis, Kanzlei oder Hotline diese Woche umsetzen sollten.

Was der Digital Omnibus ist – und was er nicht ist

Der Digital Omnibus on AI ist kein neues Gesetz, sondern eine Änderungsverordnung. Sie greift in den bestehenden AI Act ein und verfolgt drei erklärte Ziele: Vereinfachung digitaler EU-Regeln, Entlastung kleinerer Anbieter und mehr Zeit für die technisch aufwendigsten Pflichten. Die Kommission hatte das Paket im November 2025 vorgeschlagen; die finale Fassung liegt seit Ende Juli 2026 vor.

Was der Omnibus nicht tut: Er kippt weder das Verbotsregime aus Artikel 5 noch die Transparenzpflichten aus Artikel 50. Im Gegenteil – er ergänzt zwei zusätzliche verbotene Praktiken, die ab dem 2. Dezember 2026 greifen. Wer die Berichterstattung nur überflogen hat und daraus schließt, dass 2026 „nichts passiert", trifft eine Fehlentscheidung.

Die neue Zeitachse auf einen Blick

Die folgende Übersicht fasst zusammen, was sich durch die Verordnung (EU) 2026/1744 verschoben hat und was nicht. Sie ist die Grundlage für jede realistische Compliance-Planung im Voice-Bereich.

Merksatz für die Geschäftsleitung: Transparenz jetzt, Hochrisiko später. Die 16 Monate zusätzliche Zeit betreffen Konformitätsbewertung, Risikomanagementsystem und technische Dokumentation für Anhang-III-Anwendungen – nicht die Frage, ob Ihr Anrufer erfahren muss, dass er mit einer Maschine spricht.

Artikel 50 am Telefon: Was genau angesagt werden muss

Artikel 50 Absatz 1 verpflichtet Anbieter von KI-Systemen, die für eine direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, das System so zu gestalten, dass die betroffene Person informiert wird, dass sie mit einem KI-System interagiert – es sei denn, das ist aus dem Kontext für eine angemessen informierte, aufmerksame und verständige Person offensichtlich.

Für die Praxis heißt das: Bei einem Sprach-Agent, der mit natürlicher Stimme antwortet, ist es eben nicht offensichtlich. Moderne Text-to-Speech-Systeme klingen bewusst menschlich – das ist ihr Produktversprechen. Genau deshalb greift die Ausnahme hier in aller Regel nicht. Die Offenlegung gehört an den Anfang des Gesprächs, nicht in die Fußzeile Ihrer Website und nicht in Minute vier.

Wie der Wortlaut im Detail aussehen kann, haben wir in unserem Leitfaden zu Artikel 50 und der Ansage Ihres KI-Telefonassistenten ausführlich behandelt. Hier geht es um das, was der Omnibus daran geändert hat – nämlich nichts. Drei Anforderungen an die Ansage haben sich in der Beratungspraxis herauskristallisiert:

• Früh: im ersten Satz, bevor der Anrufer sein Anliegen schildert.
• Klar: ohne Marketingsprache und ohne Begriffe, die den KI-Charakter verschleiern.
• Wahrnehmbar: in normalem Sprechtempo, nicht als heruntergerattertes Kleingedrucktes.

Praktisch legen Sie diese Ansage einmal zentral in Ihrem Agenten-Prompt ab und ziehen sie über alle Rufnummern durch. In Famulor pflegen Sie den Einstiegssatz im Prompt-Editor und prüfen anschließend in der Post-Call-Analyse, ob er in jedem einzelnen Gespräch tatsächlich gefallen ist. Dieser zweite Schritt wird häufig übersprungen – und ist der eigentliche Nachweis.

Was nicht verschoben wurde – die vier häufigsten Missverständnisse

Missverständnis 1: „Wir haben bis Dezember 2027 Zeit." Das gilt nur für Anhang-III-Hochrisiko-Systeme. Ein Terminbuchungs-Agent in einer Praxis fällt typischerweise nicht darunter – seine Transparenzpflicht gilt seit dem 2. August 2026.

Missverständnis 2: „Die Dezember-Frist 2026 verschiebt unsere Ansagepflicht." Nein. Der 2. Dezember 2026 betrifft ausschließlich Artikel 50 Absatz 2 – die maschinenlesbare Markierung KI-generierter Inhalte – und nur für Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden. Die Offenlegungspflicht bei direkter Interaktion nach Absatz 1 hat keine Schonfrist.

Missverständnis 3: „Wir sind nur Nutzer, nicht Anbieter." Der AI Act adressiert Anbieter und Betreiber getrennt, aber beide. Wenn Sie einen Sprach-Agent unter eigenem Namen für Ihre Kunden betreiben, treffen Sie Pflichten – unabhängig davon, wer die Technologie gebaut hat. Wer als Agentur oder Systemhaus White-Label-Agents weiterverkauft, sollte die Rollenverteilung vertraglich sauber festhalten.

Missverständnis 4: „Das ist ein Thema für Konzerne." Die Bußgeldtatbestände kennen keine Mitarbeitergrenze. Für KMU gilt lediglich, dass der jeweils niedrigere der beiden Beträge angesetzt wird – eine Deckelung, keine Ausnahme.

Ist ein KI-Telefonassistent ein Hochrisiko-System?

In der überwiegenden Zahl der Fälle: nein. Ein Agent, der Termine bucht, Öffnungszeiten beantwortet, Rückrufe aufnimmt oder Bestellstatus ausliest, ist ein Transparenz-Fall, kein Hochrisiko-Fall. Hochrisiko wird es erst, wenn die Anwendung in einen der Anhang-III-Bereiche hineinragt. Für Telefonie sind vor allem vier Konstellationen relevant:

• Beschäftigung: Vorauswahl oder Bewertung von Bewerbern im Recruiting-Prozess.
• Kreditwürdigkeit: Bonitätsbewertung natürlicher Personen im Gesprächsverlauf.
• Wesentliche private und öffentliche Dienste: etwa Triage-Entscheidungen im Zugang zu Notfall- oder Sozialleistungen.
• Emotionserkennung: hier gilt zusätzlich das Verbot aus Artikel 5 für Arbeitsplatz- und Bildungskontexte.

Ein Recruiting-Agent, der Kandidaten telefonisch vorqualifiziert und ein Ranking erzeugt, ist damit ein anderer Fall als ein Telefonassistent im Gesundheitswesen, der ausschließlich Termine koordiniert. Die zusätzliche Zeit bis Dezember 2027 sollten Betreiber der ersten Kategorie nutzen, statt sie zu verstreichen zu lassen: Risikomanagement, Datenqualität, Protokollierung und menschliche Aufsicht lassen sich nicht in vier Wochen nachrüsten.

Neu: die Kategorie „Small Mid-Cap"

Eine der praxisrelevantesten Neuerungen des Omnibus ist eine neue Größenklasse. Bislang gab es Erleichterungen nur für KMU. Jetzt kommt die Kategorie „Small Mid-Cap" hinzu – Unternehmen, die keine KMU mehr sind, aber weniger als 750 Mitarbeitende beschäftigen und entweder höchstens 150 Millionen Euro Jahresumsatz oder höchstens 129 Millionen Euro Bilanzsumme aufweisen.

Für den typischen Famulor-Kunden – eine Praxisgruppe mit 40 Standorten, ein Handwerksbetrieb mit 120 Beschäftigten, ein mittelständisches E-Commerce-Unternehmen – bedeutet das: Sie fallen fast immer in eine erleichterte Klasse. Das entbindet nicht von Artikel 50, senkt aber den Dokumentationsaufwand erheblich, falls Ihr Anwendungsfall doch einmal in den Hochrisiko-Bereich rutscht.

DSGVO läuft unabhängig weiter

Der AI Act ersetzt keine Datenschutzpflicht. Ein Telefongespräch mit einem KI-Agenten verarbeitet in aller Regel personenbezogene Daten – Name, Rufnummer, Anliegen, in Gesundheitskontexten unter Umständen Daten nach Artikel 9 DSGVO. Sie brauchen also unverändert:

• eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und, bei Aufzeichnungen, für die Aufnahme selbst,
• einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Plattformanbieter,
• einen Eintrag im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten,
• Löschfristen für Transkripte und Aufzeichnungen,
• eine belastbare Auskunftsfähigkeit gegenüber Betroffenen.

Praktisch lassen sich AI-Act- und DSGVO-Ansage in einem Satz bündeln, ohne dass das Gespräch schwerfällig wird: „Ich bin der KI-Assistent der Kanzlei Weber. Das Gespräch wird zur Bearbeitung Ihres Anliegens protokolliert." Details gehören in die Datenschutzerklärung, nicht in die Begrüßung. Wer eine Aufzeichnung – nicht nur ein Transkript – anfertigt, braucht in Deutschland zusätzlich eine tragfähige Grundlage für die Aufnahme des gesprochenen Wortes; das ist ein eigenes Thema und sollte nicht mit der KI-Offenlegung vermengt werden.

Bußgelder: Was auf dem Spiel steht

Die Sanktionen richten sich nach Artikel 99 des AI Act und sind gestaffelt. Verstöße gegen die Transparenzpflichten aus Artikel 50 liegen in der mittleren Stufe.

Bei Unternehmen wird der jeweils höhere Betrag angesetzt, bei KMU und Start-ups der niedrigere. Zuständig sind die nationalen Marktüberwachungsbehörden. Realistisch betrachtet ist das Bußgeld für einen Mittelständler allerdings nicht das erste Risiko – Abmahnungen, Beschwerden von Betroffenen und Reputationsschäden treten in der Praxis schneller ein als ein förmliches Verfahren.

Compliance-Kosten: selbst bauen oder Plattform nutzen

Die Offenlegung selbst ist ein Satz. Der Aufwand steckt im Nachweis: Können Sie in sechs Monaten belegen, dass die Ansage in jedem Gespräch gefallen ist? Genau hier trennen sich Eigenbau und Plattform.

Wer die Nachweisführung mitrechnet, kommt bei Eigenbauten regelmäßig auf einen deutlich höheren Gesamtaufwand als erwartet. Wie sich das gegen Ihr aktuelles Anrufvolumen rechnet, können Sie überschlägig durchspielen:

Umsetzung in sieben Schritten

1. Inventar erstellen. Listen Sie jede Rufnummer, jeden Agenten und jeden Chat-Kanal auf, an dem KI mit Menschen spricht – inklusive Testnummern, die versehentlich erreichbar sind.
2. Rolle bestimmen. Sind Sie Betreiber, Anbieter oder beides? Für Reseller ist das die wichtigste Frage überhaupt.
3. Ansage formulieren. Ein Satz, KI explizit benannt, Unternehmensname, Eskalationspfad zu einem Menschen.
4. Ausrollen. Ansage in allen Agenten hinterlegen, auch in selten genutzten Outbound-Kampagnen.
5. Stichprobe fahren. Zwanzig echte Gespräche der laufenden Woche anhören oder Transkripte prüfen. Kam die Ansage jedes Mal?
6. Dokumentieren. Kurzes Memo: Welches System, welche Rolle, welche Ansage, seit wann, wer verantwortlich, wo liegen die Nachweise.
7. Wiedervorlage setzen. Zwei Termine: 2. Dezember 2026 für die neuen Verbote und die Markierungspflicht bei Bestandssystemen, 2. Dezember 2027 für Anhang III.

Drei Branchenbeispiele

Zahnarztpraxis Dr. Becker, 14 Mitarbeitende, zwei Standorte. Der Agent nimmt zwischen 12 und 14 Uhr sowie abends Anrufe an, bucht Kontrolltermine und leitet Schmerzfälle sofort weiter. Kein Hochrisiko-Fall. Zu tun: Ansage mit KI-Hinweis und Weiterleitungsoption, AV-Vertrag prüfen, Löschfrist für Transkripte auf 90 Tage setzen. Aufwand: ein halber Tag.

Sanitärbetrieb Krüger, 38 Mitarbeitende. Der Agent qualifiziert Notdienstanfragen und legt Aufträge an. Kein Hochrisiko-Fall. Zu tun: Ansage auch in der Notdienst-Nebenstelle hinterlegen – der klassische blinde Fleck, weil diese Nummer separat konfiguriert wurde.

Personaldienstleister mit 220 Beschäftigten. Der Agent ruft Bewerber an, führt ein strukturiertes Kurzinterview und erzeugt eine Vorauswahl. Das kann in den Anhang-III-Bereich Beschäftigung fallen. Zu tun: Ansage sofort, parallel Aufbau von Risikomanagement, Protokollierung und menschlicher Letztentscheidung bis Dezember 2027. Als Small Mid-Cap kann das Unternehmen die vereinfachte technische Dokumentation nutzen. Für Aufbau und Governance solcher Fälle ist der Enterprise-Rahmen der passende Einstieg.

Typische Fehler

• Ansage nur auf der Hauptnummer. Zweitnummern, Outbound-Kampagnen und Web-Widget werden vergessen.
• Ansage im Prompt, aber nie geprüft. Ein Modell kann die Begrüßung überspringen, wenn der Anrufer sofort spricht. Ohne Stichprobe fällt das nicht auf.
• Verschleiernde Personas. Ein menschlicher Vorname ohne KI-Hinweis ist genau die Konstellation, die Artikel 50 adressiert.
• DSGVO und AI Act vermischt. Beides ist nötig, aber es sind getrennte Nachweise mit getrennten Rechtsgrundlagen.
• Die Verschiebung als Freibrief lesen. Wer 16 Monate ungenutzt verstreichen lässt, steht Ende 2027 vor demselben Projekt – nur mit mehr Altlasten.

Fazit

Der Digital Omnibus hat Luft verschafft, wo sie technisch gebraucht wurde – bei Konformitätsbewertung und Dokumentation für Hochrisiko-Systeme. Für den ganz normalen KI-Telefonassistenten in Praxis, Kanzlei, Hotel oder Handwerksbetrieb ändert er wenig: Die Offenlegungspflicht gilt seit dem 2. August 2026, und sie ist mit überschaubarem Aufwand erfüllbar. Ein sauber formulierter erster Satz, ein Nachweis aus der Gesprächsanalyse und ein zweiseitiges Memo decken den Kern ab.

Der konkrete nächste Schritt: Hören Sie zwanzig Gespräche der laufenden Woche durch und prüfen Sie, ob Ihre KI sich in jedem einzelnen als KI zu erkennen gegeben hat. Fehlt die Ansage auch nur in einem Kanal, korrigieren Sie das heute – nicht im Dezember. Wenn Sie den Agenten ohnehin gerade aufsetzen, richten Sie Ansage, Weiterleitungspfad und Protokollierung gleich in einem Zug ein.

FAQ

Wurde der EU AI Act durch den Digital Omnibus verschoben?

Nur teilweise. Die Hochrisiko-Pflichten nach Anhang III wurden auf den 2. Dezember 2027 verschoben, die nach Anhang I auf den 2. August 2028. Die Transparenzpflichten aus Artikel 50 gelten unverändert seit dem 2. August 2026.

Muss mein KI-Telefonassistent sagen, dass er eine KI ist?

Ja, in aller Regel. Artikel 50 verlangt, dass Nutzer über die Interaktion mit einem KI-System informiert werden, sofern das nicht offensichtlich ist. Bei natürlich klingenden Stimmen ist es das nicht.

Wann genau muss die Ansage kommen?

Zu Beginn der Interaktion, bevor der Anrufer sein Anliegen schildert. Ein Hinweis mitten im Gespräch oder nur in der Datenschutzerklärung genügt nicht.

Was bedeutet die Frist 2. Dezember 2026?

Sie betrifft zwei Dinge: die neuen Verbote aus Artikel 5 und die Markierungspflicht für KI-generierte Inhalte nach Artikel 50 Absatz 2 bei Systemen, die vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren. Die Offenlegung bei direkter Interaktion hat keine Schonfrist.

Ist ein Terminbuchungs-Agent ein Hochrisiko-System?

Normalerweise nicht. Hochrisiko wird es erst bei Anwendungen aus Anhang III, etwa Bewerberauswahl, Bonitätsbewertung oder dem Zugang zu wesentlichen Diensten.

Welche Bußgelder drohen bei fehlender Offenlegung?

Verstöße gegen Artikel 50 fallen unter die Stufe von bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Bei KMU und Start-ups gilt der jeweils niedrigere Betrag.

Was ist ein Small Mid-Cap?

Ein Unternehmen, das kein KMU mehr ist, aber unter 750 Mitarbeitende hat und höchstens 150 Millionen Euro Umsatz oder 129 Millionen Euro Bilanzsumme aufweist. Diese Unternehmen erhalten dieselben Erleichterungen wie KMU.

Ersetzt der AI Act die DSGVO?

Nein. Beide gelten nebeneinander. Sie brauchen weiterhin eine Rechtsgrundlage, einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschfristen und Auskunftsfähigkeit.

Gilt das auch für Outbound-Anrufe?

Ja. Die Pflicht knüpft an die direkte Interaktion an, nicht an die Anrufrichtung. Outbound-Kampagnen werden in der Praxis besonders häufig übersehen.

Wie weise ich die Einhaltung nach?

Über die Gesprächsprotokolle. Prüfen Sie regelmäßig stichprobenartig, ob die Ansage tatsächlich gefallen ist, und halten Sie das Ergebnis kurz schriftlich fest.