Smoobu API + Famulor: KI Voice Agent für Vermieter aufsetzen

Wer Ferienwohnungen über Smoobu verwaltet, kennt das Problem: Anrufe kommen rund um die Uhr - Verfügbarkeitsanfragen, Last-Minute-Buchungen, Fragen zu bestehenden Reservierungen. Ein KI-Telefonassistent, der direkt auf die Smoobu-API zugreift, schließt diese Lücke. Er prüft Verfügbarkeit live, legt Buchungen an, beantwortet Status-Fragen zu Reservierungen und sendet bei Bedarf Nachrichten an Gäste - alles in einem Anruf, alles ohne dass jemand am Schreibtisch sitzen muss.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie mit Famulors No-Code Voice-AI-Plattform einen produktiven Smoobu-Buchungsassistenten in unter einer Stunde aufsetzen. Sie lernen, welche Smoobu-Endpunkte sich lohnen, wie Sie Famulors Mid-Call-Tools im Dashboard konfigurieren, und wann Sie diese Tools in Ihrem System-Prompt anweisen müssen, damit der Agent sie zur richtigen Zeit aufruft. Am Ende läuft derselbe Agent gleichermaßen am Telefon, im Web-Chat und in WhatsApp.

Was Smoobu ist und warum es ein perfekter Voice-AI-Anker ist

Smoobu ist ein in Berlin gegründetes Property-Management-System für Vermieter von Ferienwohnungen, Boutique-Hotels und Short-Lets. Es synchronisiert Buchungen aus Airbnb, Booking.com, Vrbo und der eigenen Direktbuchungs-Website in einen zentralen Kalender. Was Smoobu für Voice AI besonders attraktiv macht: eine vollständig dokumentierte REST-API mit OAuth- und API-Key-Authentifizierung, einem 1.000-Requests-pro-Minute-Limit und endpunkten, die genau die Operationen abbilden, die Anrufer telefonisch fragen.

Die typischen Anrufer-Anliegen, die ein KI-Voice-Agent über die Smoobu-API direkt im Anruf lösen kann: Verfügbarkeit prüfen für ein Datumsfenster, Preis ermitteln, Buchung anlegen, Status zu einer bestehenden Reservierung geben, eine Nachricht an den Gast senden. Genau diese Operationen werden in der Smoobu-Dokumentation als POST oder GET Endpunkte beschrieben - perfekt für die Mid-Call-Tool-Architektur von Famulor.

Wie Mid-Call-Tools in Famulor funktionieren

Famulor unterscheidet zwischen statischer Wissensdatenbank (PDFs, URLs, FAQ) und dynamischen Mid-Call-Tools. Mid-Call-Tools sind kleine HTTP-Aufrufe, die der KI-Agent während eines Anrufs in Echtzeit ausführt. Der Agent erkennt aus dem Gespräch, welche Parameter er sammeln muss, ruft den definierten Endpunkt mit diesen Parametern auf, wartet auf das JSON-Ergebnis und antwortet dem Anrufer mit den Live-Daten.

Konkret: ein Mid-Call-Tool wird über POST /api/user/tools in Famulor angelegt - oder einfacher direkt im Famulor-Dashboard im Bereich „Mid Call Tools". Pro Tool definieren Sie:

• name: snake_case-Bezeichner (z.B. check_smoobu_availability), den der Agent intern referenziert.

• description: max. 255 Zeichen Klartext, der dem Modell sagt, wann das Tool zu nutzen ist (z.B. „Wenn der Anrufer Verfügbarkeit für ein Datumsfenster anfragt").

• endpoint: Smoobu-URL wie https://login.smoobu.com/booking/checkApartmentAvailability.

• method: GET, POST, PUT, PATCH oder DELETE.

• headers: hier landet Api-Key: IHR_SCHLUESSEL plus Content-Type: application/json.

• schema: Liste der Parameter, die die KI aus dem Gespräch extrahiert. Jeder Parameter hat einen Namen, Typ (string/number/boolean) und eine Beschreibung, damit das Modell den Wert korrekt erkennt.

• timeout: 1-30 Sekunden, default 10 - bei Smoobu reicht 8 Sekunden gut.

Wichtig: die Schema-Beschreibungen sind keine Dekoration. Sie sind die einzige Quelle, aus der das Modell ableitet, wie ein Anrufer-Satz wie „Vom 14. bis 17. Mai für vier Personen" auf strukturierte Felder gemappt wird. Schreiben Sie sie präzise.

Die fünf Mid-Call-Tools, die ein Smoobu-Voice-Agent braucht

In der Praxis decken fünf Tools 90 Prozent der Anrufer-Anliegen ab. Die folgende Tabelle zeigt sie im Überblick:

Optional ergänzen Sie noch cancel_smoobu_reservation für Stornierungen und get_smoobu_rates für saisonale Preisauskunft. Beides wird über dasselbe Schema definiert.

Schritt 1: Smoobu-API-Schlüssel besorgen

Loggen Sie sich in Ihr Smoobu-Konto ein und navigieren Sie zu Einstellungen → API. Dort erzeugen Sie einen persönlichen API-Key. Der Key gilt für genau Ihren Account - Multi-Mandanten-Szenarien laufen über OAuth 2 als Smoobu-Partner. Für die meisten Vermieter mit eigener Property reicht der Personal-Key. Notieren Sie sich auch die Apartment-IDs aus dem Smoobu-Dashboard, denn die Verfügbarkeits-Endpunkte erwarten konkrete IDs als Array.

Smoobu erlaubt 1.000 Requests pro Minute - das reicht für selbst sehr aktive Voice-Agenten locker aus. Halten Sie sich an die zurückgemeldeten X-RateLimit-* Header, falls Sie auch parallele Outbound-Kampagnen betreiben.

Schritt 2: Erstes Tool „check_smoobu_availability" im Dashboard anlegen

Im Famulor-Dashboard öffnen Sie den Bereich Mid Call Tools und klicken auf „Neues Tool". Tragen Sie folgende Werte ein:

• Name: check_smoobu_availability

• Description: „Prüft per Smoobu-API, ob für die genannten Daten und Apartments freie Termine existieren. Nur aufrufen, wenn Anrufer ein konkretes Datum und Personenzahl genannt hat."

• Endpoint: https://login.smoobu.com/booking/checkApartmentAvailability

• Method: POST

• Headers: Api-Key: IHR_SMOOBU_KEY, Content-Type: application/json

• Schema:

  • arrival_date (string) - „Anreisedatum im Format yyyy-mm-dd, vom Anrufer extrahieren"

  • departure_date (string) - „Abreisedatum im Format yyyy-mm-dd"

  • guests (number) - „Anzahl der Personen, die übernachten"

Speichern, fertig. Beim Anruf liefert das Modell automatisch die JSON-Payload mit den vom Anrufer genannten Werten. Famulor übersetzt das interne Schema in den exakten Smoobu-Feldnamen (arrivalDate, departureDate, guests) - im Tool-Mapping können Sie auch direkt die Smoobu-CamelCase-Felder verwenden.

Schritt 3: Buchungs-Tool und ID-Lookup ergänzen

Das wichtigere Tool ist create_smoobu_booking. Smoobu erwartet hier Pflichtfelder wie arrivalDate, departureDate, apartmentId, channelId sowie für ernsthafte Buchungen auch Kontaktdaten. Achten Sie darauf, dem Modell in der Description ausdrücklich zu sagen, dass es erst dann bucht, wenn alle Pflichtfelder bestätigt sind. Andernfalls neigt es dazu, optimistisch zu agieren.

Beispiel-Description: „Erstellt eine Smoobu-Reservierung. Nur aufrufen, wenn check_smoobu_availability erfolgreich war UND Anrufer Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und gewünschte Apartment-ID genannt hat. Vorher Daten beim Anrufer noch einmal kurz wiederholen und Bestätigung einholen."

Der zweite Pflicht-Tool ist get_smoobu_booking für Bestandsanrufe. Wenn ein Anrufer „Ich habe schon gebucht, aber ich finde meine Buchungsnummer nicht" sagt, kann der Agent zuerst per E-Mail-Lookup oder Buchungs-Code suchen und mit den Live-Daten antworten.

Schritt 4: System-Prompt mit Tool-Anweisungen schreiben

Hier liegt der entscheidende Hebel. Der System-Prompt muss dem Modell klar sagen, wann ein Tool aufzurufen ist - sonst entscheidet das Modell „aus dem Bauch heraus" und ruft entweder zu früh, zu spät oder gar nicht auf. Eine bewährte Struktur:

1. Identität & Tonalität. „Du bist Hannah, virtuelle Assistentin von Ferienwohnungen Schwarzwald. Sprich freundlich, knapp, in einfachem Deutsch."

2. Kerngeschäft. Welche Apartments? Welche Saison-Regeln? Welche FAQs hat die Knowledge Base?

3. Tool-Verwendungsregeln. Hier explizit aufzählen:

   • „Wenn der Anrufer nach Verfügbarkeit oder Preis fragt: rufe check_smoobu_availability auf, sobald Anreisedatum, Abreisedatum und Personenzahl bekannt sind."

   • „Wenn der Anrufer fest buchen will: erst alle Daten sammeln (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, gewünschtes Apartment), dann beim Anrufer bestätigen, dann create_smoobu_booking aufrufen."

   • „Wenn der Anrufer eine bestehende Reservierung erwähnt und eine ID nennt: rufe get_smoobu_booking auf und lies relevante Felder vor."

   • „Wenn der Anrufer eine Bestätigung per E-Mail oder WhatsApp wünscht: rufe nach erfolgreicher Buchung send_smoobu_message auf."

4. Eskalations-Regeln. Wann an einen Menschen weiterleiten? Standard: bei Sonderwünschen, Reklamationen oder wenn der Anrufer ausdrücklich einen Menschen will.

Diese explizite Tool-Anweisung ist der Unterschied zwischen einem Agenten, der seriös bucht, und einem, der phantasiert. Verwenden Sie idealerweise immer dieselben Trigger-Phrasen pro Tool, damit das Modell das Muster zuverlässig erkennt.

Schritt 5: Multi-Channel - Telefon, Web-Chat, WhatsApp

Ein Vorteil von Famulor: derselbe Agent mit denselben Mid-Call-Tools läuft auf allen Kanälen. Wer am Telefon nicht durchkommt, schreibt eine WhatsApp - der Agent antwortet mit identischer Logik, dieselben Smoobu-Buchungen werden angelegt. Das Web-Chat-Widget auf der eigenen Direktbuchungs-Seite nutzt dieselben Tools, sodass aus jeder Seite ohne Cookie-Wirrwarr eine echte Buchung wird.

Pro Kanal lässt sich das Verhalten anpassen: am Telefon will der Agent kürzer antworten, im Chat darf er Listen senden, in WhatsApp arbeitet er mit Bestätigungslinks. Famulor liefert die Kanal-Routing-Logik mit, Sie pflegen pro Channel nur die unterschiedliche Tonalität - die Smoobu-Anbindung bleibt identisch. Wer mehr zur Mehrkanal-Architektur wissen will, findet Hintergründe auf der Omnichannel-Flow-Builder-Seite.

Beispiel: 90 Sekunden Anruf, eine bestätigte Buchung

So sieht ein Echt-Anruf in einer typischen Schwarzwald-Ferienwohnung aus:

Anrufer: Guten Abend, hätten Sie was vom 22. bis 25. Mai für zwei Erwachsene und ein Kind?
Agent: Einen Moment, ich prüfe das. (ruft check_smoobu_availability mit arrival 2026-05-22, departure 2026-05-25, guests 3 auf)
Agent: Ich habe zwei Wohnungen frei: das Studio Talblick für 348 Euro und das Apartment Bergwiese für 420 Euro - beide inklusive Endreinigung.
Anrufer: Wir nehmen das Studio.
Agent: Sehr gerne. Darf ich Ihren Vor- und Nachnamen, eine E-Mail und eine Telefonnummer? (sammelt Daten)
Agent: Zur Bestätigung: Familie Berger, vom 22. bis 25. Mai im Studio Talblick, 348 Euro, E-Mail b@example.com. Darf ich verbindlich buchen?
Anrufer: Ja, bitte.
Agent: (ruft create_smoobu_booking auf, ID 9241 zurückgegeben) Gebucht, Buchungsnummer 9241. Soll ich die Bestätigung per Mail und WhatsApp senden?
Anrufer: Beides, gerne.
Agent: (ruft send_smoobu_message auf) Erledigt, Sie bekommen die Mail in den nächsten Minuten.

90 Sekunden, eine bestätigte Buchung, ein zufriedener Gast - ohne dass jemand am Schreibtisch saß. Das gleiche Erlebnis sonntags um 22 Uhr funktioniert genauso.

Was kostet das Setup?

Smoobu API ist im Smoobu-Tarif inkludiert, keine zusätzlichen API-Gebühren. Auf Famulor-Seite zahlen Sie eine monatliche Plattform-Gebühr plus Minutenpreise je nach Stimme und Modell - die Tarife stehen transparent auf der Famulor-Preisseite. Für einen Vermieter mit 50 bis 200 Anrufen pro Monat liegt die Gesamtinvestition meistens unter dem Stundenlohn einer halben Bürokraft. Eine bestätigte Direktbuchung über das eigene Telefon spart zudem die Provisionen, die Airbnb oder Booking.com bei OTA-Buchungen abgreifen.

Sicherheit, DSGVO und Best Practices

Drei Dinge sind im EU-Vermieter-Kontext nicht verhandelbar:

API-Key-Schutz. Der Smoobu-Key gehört in den Famulor-Header und nirgends sonst. Famulor hostet die Tool-Konfiguration in der EU, der Key liegt verschlüsselt - er taucht nicht in Anruf-Transkripten auf. Rotieren Sie den Key alle 6-12 Monate.

Bestätigung vor Buchung. Bauen Sie die explizite Bestätigung in die Conversation-Logik ein. „Soll ich verbindlich buchen?" ist Pflicht - sonst erleben Sie irgendwann, dass das Modell aus „eigentlich wollte ich nur fragen" eine echte Reservierung macht.

DSGVO und Aufzeichnung. Anrufer werden zu Beginn auf die Aufzeichnung hingewiesen. Smoobu speichert die Buchungsdaten ohnehin EU-konform, Famulor liefert AVV und EU-Hosting. Damit erfüllt das Setup die Standardanforderungen ohne zusätzliche Anpassungen. Tieferer Hintergrund auf der SIP-Trunking-Glossar-Seite und im Compliance-Abschnitt der Famulor-Plattform.

Erweiterungen, die sich später lohnen

Wenn das Basis-Setup läuft, sind drei Erweiterungen besonders wertvoll. Erstens: Outbound-Kampagnen für Anfragen ohne Buchung - der Agent ruft Interessenten zurück, die ein Anfrage-Formular ausgefüllt haben. Zweitens: automatische Pre-Stay-Anrufe drei Tage vor Anreise mit Check-in-Infos und Upselling von Add-ons. Drittens: Post-Stay-Calls für eine kurze Bewertung mit direktem Push der Antworten in das Gäste-CRM.

Alle drei laufen über dieselbe Smoobu-Tool-Sammlung plus zusätzliche Outbound-Logik in Famulor. Ein Blick in die Famulor-Integrationen zeigt, wie sich CRM, Mail und Kalender ergänzend anschließen lassen.

Fazit: API plus Voice AI ergibt einen echten 24/7-Mitarbeiter

Smoobu deckt das Property-Management ab, Famulor übernimmt die Konversation. Wer beide über Mid-Call-Tools verbindet, hat einen Agenten, der Anrufer in Echtzeit beantwortet, verbindlich bucht und die Datenkonsistenz im PMS sicherstellt. Die Einrichtung ist eine Sache von einer guten Stunde - wenn die Tool-Beschreibungen und der System-Prompt sauber sind, fällt der Rest in sich zusammen. Famulor ist hier die erste Wahl, weil EU-Hosting, transparente Minutenpreise, ein No-Code-Builder und ein dedizierter Mid-Call-Tools-Endpunkt zusammenpassen, statt einzeln zugekauft werden zu müssen.

FAQ

Welche Smoobu-Tarife unterstützen die API?

Der API-Zugriff steht in den professionellen Smoobu-Tarifen zur Verfügung. Den persönlichen API-Key finden Sie unter Einstellungen → API. OAuth 2 nutzen ausschließlich offizielle Smoobu-Partner.

Brauche ich Programmierkenntnisse für das Setup?

Nein. Die Mid-Call-Tools werden im Famulor-Dashboard angelegt - per Formular, ohne Code. Sie tragen Endpoint, Methode, Headers und Schema ein. Famulor übernimmt den Aufruf zur Laufzeit.

Wie verhindere ich Doppelbuchungen?

Smoobu ist bereits die zentrale Wahrheit, die alle Kanäle synchronisiert. Solange jeder Voice-Agent ausschließlich über Smoobu schreibt, kann es keine Doppelbuchung geben. Wichtig: keinen parallelen direkten Schreibzugriff aus anderen Quellen.

Kann der Agent auch saisonale Preisregeln anwenden?

Ja. Smoobu liefert Preise und Restriktionen automatisch zurück, wenn der Verfügbarkeits-Endpunkt aufgerufen wird. Der Agent zitiert genau das, was Smoobu für den jeweiligen Zeitraum errechnet hat - inkl. Mindestaufenthalt und Anreisetagen.

Was passiert, wenn die Smoobu-API kurz ausfällt?

Famulors Mid-Call-Tools haben einen einstellbaren Timeout (1-30 Sekunden). Schlägt der Aufruf fehl, kann der Agent freundlich sagen, dass das System gerade nicht antwortet, einen Rückruf vereinbaren und die Anfrage als Aufgabe in Ihrem CRM oder per E-Mail an Sie senden.

Funktioniert das auch mit Channel-Managern, die nicht Smoobu sind?

Ja, das gleiche Muster lässt sich auf Hostaway, Lodgify, Guesty oder eigene PMS anwenden, sofern eine REST-API existiert. Der Famulor-Mid-Call-Tool-Endpunkt ist anbieterneutral.

Welche Sprachen erkennt der Voice-Agent?

Famulor unterstützt mehr als 40 Sprachen mit automatischer Spracherkennung am Anruf-Anfang. Für internationale Vermieter ist das ein klarer Vorteil - der Agent antwortet im selben Sprachregister wie der Anrufer.

Wie messe ich, ob die KI mehr Buchungen bringt als ein Mensch?

Famulor liefert pro Anruf Transkript, Tool-Aufrufe, Buchungs-IDs und Outcomes. Sie können tagesgenau messen, wie viele Anrufe in eine Buchung mündeten - und mit Ihrer Vor-KI-Baseline vergleichen.

Wie hoch ist das Smoobu-Rate-Limit für einen Voice-Agenten?

Smoobu erlaubt 1.000 Requests pro Minute pro Token. Selbst bei 50 parallelen Anrufen mit je 4-5 Tool-Aufrufen reicht das mit großem Sicherheitspuffer.