KI-Telefonassistent einrichten: In wenigen Schritten live

Einen KI-Telefonassistenten richtest du in fünf Schritten ein: Konto anlegen, Assistenten bauen, im Browser testen, eine Telefonnummer verbinden und zum Schluss Kalender, CRM und die Übergabe an dein Team anbinden. Für den ersten Test brauchst du noch keine Telefonnummer, denn Chat und Web Call laufen direkt im Browser.

In dieser Anleitung gehen wir jeden Schritt durch und zeigen dir, wo es beim Einrichten typischerweise hakt. Was ein KI-Telefonassistent grundsätzlich ist und was er kann, liest du auf unserer Übersichtsseite. Hier geht es nur ums Einrichten.

Was du vorher brauchst

Du kannst sofort loslegen. Schneller geht es aber, wenn du ein paar Dinge vorher sammelst:

• Infos zu deinem Betrieb: Öffnungszeiten, Leistungen, Adresse, Anfahrt und die Fragen, die am Telefon immer wieder kommen.
• Häufige Anliegen: Was soll der Assistent selbst lösen, was soll er aufnehmen, und wann soll er an einen Menschen übergeben?
• Kalender: Wenn der Assistent Termine buchen soll, entscheide vorher, welcher Kalender oder welches Buchungstool gilt.
• Telefonnummer: Willst du eine neue Nummer oder deine bestehende behalten und weiterleiten?
• Ansprechpartner für Übergaben: An welche Nummern soll der Assistent verbinden, wenn ein Anruf dringend ist?

Die fünf Schritte im Überblick

1. Kostenloses Konto anlegen
2. Assistent erstellen: Begrüßung, Anweisungen, Wissen
3. Im Browser testen: Chat, dann Web Call
4. Telefonnummer verbinden: kaufen, weiterleiten oder per SIP anbinden
5. Kalender, CRM und Übergabe an dein Team anbinden

Schritt 1: Kostenloses Konto anlegen

Lege ein kostenloses Konto an. Du brauchst dafür keine Kreditkarte. Nach der Registrierung landest du im Dashboard und kannst direkt deinen ersten Assistenten erstellen.

Schritt 2: Assistent erstellen

Öffne Assistants und wähle New Assistant. Du hast mehrere Wege zum Start:

• Aufgabe beschreiben: Du schreibst in ein paar Sätzen, was der Assistent tun soll. Der KI-Copilot Milian fragt nach, was noch fehlt, und baut den Assistenten mit dir.
• Mit einer Rolle starten: zum Beispiel Empfang, Terminbuchung oder Kundensupport. Jede Rolle zeigt dir, was ihr gemeinsam einrichtet.
• Leerer Assistent: Du konfigurierst alles selbst.

Für die meisten ersten Assistenten reicht ein Single Prompt, also freie Gespräche auf Basis einer Anweisung. Wenn du feste Abläufe mit Verzweigungen, Datenabfragen und Weiterleitungen brauchst, nimm stattdessen den visuellen Flow Builder.

Begrüßung und Anweisungen

Die Begrüßung ist der erste Satz, den Anrufende hören. Halte ihn kurz: Name des Betriebs, Name des Assistenten, eine offene Frage. Ideen dafür findest du in unseren Vorlagen für Begrüßungen.

In den Anweisungen beschreibst du Rolle, Ton und Grenzen. Ein guter Start: Wer ist der Assistent, welche Fragen beantwortet er, wie kurz sollen die Antworten sein, was passiert bei Terminwünschen, und dass er nichts erfinden darf. Die Docs haben fertige Beispiel-Prompts, etwa für den Empfang, den First-Level-Support und die intelligente Mailbox.

Wissensdatenbank

Damit der Assistent Fragen zu deinem Betrieb richtig beantwortet, gib ihm Wissen: Dokumente, FAQ oder Inhalte deiner Website. Er greift im Gespräch darauf zu, statt zu raten. Je klarer deine Inhalte, desto besser die Antworten.

Stimme und Sprache

Die Standardeinstellungen funktionieren für den Anfang gut. Stimmen kannst du später in der Bibliothek anhören und wechseln. Wenn deine Anrufenden verschiedene Sprachen sprechen, stell die Sprachen in den Einstellungen ein.

Schritt 3: Im Browser testen

Bevor eine echte Nummer ins Spiel kommt, testest du direkt im Assistenten über Test:

• Chat: ein reiner Text-Test ohne Audio. So bekommst du Formulierungen und Logik am schnellsten in den Griff.
• Web Call: ein echtes Sprachgespräch im Browser, ohne Telefonnummer. Hier hörst du Timing, Pausen und wie der Assistent auf Unterbrechungen reagiert.

Chat und Web Call nutzen dieselbe Logik wie echte Anrufe. Spiel die typischen Anliegen deiner Kundschaft durch und auch ein paar schwierige: unklare Fragen, Themenwechsel, jemand will sofort einen Menschen sprechen. Passe die Anweisungen an, bis die Antworten sitzen.

Probier es selbst: Kostenlos testen und deinen ersten Assistenten im Browser anrufen. Lieber mit Begleitung? Demo buchen.

Schritt 4: Telefonnummer verbinden

Wenn Chat und Web Call gut klingen, verbindest du eine echte Nummer. Dafür gibt es drei Wege.

Nummer kaufen und Assistent zuweisen

Unter Settings → Numbers → Add a number → Buy a number wählst du ein Land und eine passende Nummer. Danach weist du sie dem Assistenten zu. Ab dann nimmt er eingehende Anrufe an. Für manche Länder und Nummerntypen ist vorher eine Identitätsprüfung nötig, das zeigt dir die Kaufseite an. Details stehen in den Docs zu Telefonnummern.

Eigene Nummer behalten: Rufumleitung oder SIP-Trunk

Du willst deine bekannte Nummer behalten? Dann leitest du Anrufe an deine Famulor-Nummer weiter. Du hast zwei Varianten:

• Immer weiterleiten: Jeder Anruf geht direkt an den Assistenten.
• Bedingt weiterleiten: Nur Anrufe, die du nicht annimmst (besetzt, nicht erreichbar, keine Antwort), gehen an den Assistenten. Dein Telefon klingelt zuerst.

Auf dem iPhone findest du die Weiterleitung unter Einstellungen → Telefon → Rufweiterleitung. Auf Android liegt sie meist in der Telefon-App unter Einstellungen → Anrufe → Rufweiterleitung, je nach Hersteller etwas anders. Für die bedingten Varianten nutzt du die Codes deines Netzbetreibers. Alle Schritte stehen in der Anleitung zur Rufumleitung, ausführlich erklärt auch in unserem Ratgeber zur Rufumleitung.

Liegen deine Nummern bei einem SIP-Anbieter oder in einer Telefonanlage, kannst du stattdessen einen eigenen SIP-Trunk anbinden.

Nummern bei einem Carrier: Carrier-Import

Hast du Nummern bereits bei einem unterstützten Carrier, importierst du sie über den Carrier-Import. Die Nummer bleibt bei deinem Anbieter und wird mit deinem Assistenten verbunden.

Schritt 5: Kalender, CRM und Übergabe anbinden

Jetzt machst du den Assistenten richtig nützlich.

• Termine buchen: Du verbindest ein Buchungstool wie Cal.com, Calendly, Acuity Scheduling, eTermin, HighLevel oder meetergo, oder du nutzt den eingebauten Buchungskalender. Der Assistent prüft im Gespräch die offenen Slots, bietet passende Zeiten an und bucht den Termin, den die anrufende Person wählt. Google Calendar, Outlook, CalDAV und ICS-Feeds verbindest du mit dem eingebauten Kalender: Belegte Zeiten daraus werden von den angebotenen Slots abgezogen. Mehr dazu in den Docs zur Terminbuchung.
• CRM: Über Automationen schreibst du Gesprächsergebnisse nach dem Anruf in dein CRM, zum Beispiel als Notiz oder Kontakt-Update.
• Übergabe an Menschen: Mit der Anrufweiterleitung verbindet der Assistent an eine Nummer, die du festlegst. Bei der Warm-Übergabe brieft er die Kollegin oder den Kollegen vorher. Wenn niemand abnimmt, kann er es automatisch erneut versuchen, siehe automatische Wiederholungen bei der Warm-Übergabe. Alle Optionen findest du bei den eingebauten Tools.

Beschreibe im Prompt genau, wann der Assistent übergeben soll. Je präziser die Bedingung, desto zuverlässiger klappt es.

Häufige Fehler beim Einrichten

• Verifizierte Caller-ID mit Rufnummer verwechselt: Eine Caller-ID, die du für ausgehende Anrufe verifizierst, wird nur angezeigt. Anrufe darauf landen nicht beim Assistenten. Für eingehende Anrufe brauchst du eine Nummer im Konto oder eine Weiterleitung.
• Weiterleitung nicht getestet: Ruf nach dem Einrichten von einem anderen Telefon aus an. Erst dann weißt du, ob die Umleitung greift.
• Zu lange Antworten: Am Telefon wirken lange Absätze ermüdend. Weise den Assistenten an, kurz zu antworten.
• Keine klare Übergaberegel: Ohne Bedingung weiß der Assistent nicht, wann er verbinden soll.
• Wissen fehlt: Ohne Infos zu deinem Betrieb kann der Assistent wenig beantworten. Pflege Öffnungszeiten, Leistungen und FAQ ein.
• Kein Test vor dem Livegang: Mach nach Chat und Web Call einen echten Testanruf auf die Nummer, bevor du sie veröffentlichst.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Einrichtung?

Einen ersten Assistenten baust und testest du im Browser in kurzer Zeit, eine Telefonnummer brauchst du dafür nicht. Wie lange es bis zum Livegang dauert, hängt davon ab, wie viel Wissen, wie viele Integrationen und welche Übergaben du einrichtest. Plane Zeit für Tests mit echten Anliegen ein.

Kann ich meine Nummer behalten?

Ja. Du leitest deine bestehende Nummer an deine Famulor-Nummer weiter, entweder immer oder nur, wenn du nicht abnimmst. Alternativ bindest du deine Nummern per SIP-Trunk an oder importierst sie von einem unterstützten Carrier. Deine Kundschaft wählt weiter die gewohnte Nummer.

Brauche ich eine Kreditkarte?

Nein. Du startest kostenlos und ohne Kreditkarte. So kannst du den Assistenten im Chat und per Web Call testen, bevor du dich für einen Plan entscheidest. Die aktuellen Pläne findest du auf der Preisseite.

Kann die KI an Mitarbeitende übergeben?

Ja. Der Assistent verbindet an eine Nummer, die du festlegst, entweder direkt oder als Warm-Übergabe mit kurzem Briefing. Wenn niemand abnimmt, kann er es automatisch erneut versuchen. Wann er übergibt, legst du im Prompt fest.

Welche Sprachen spricht der Assistent?

Famulor unterstützt 120 Sprachen. Du legst die Sprache des Assistenten fest und kannst weitere Sprachen ergänzen, damit er im Gespräch wechseln kann. Neben Telefonie erreichst du Kundschaft über 22 Kanäle, darunter WhatsApp, SMS und E-Mail.

Fazit

Einen KI-Telefonassistenten einzurichten ist kein großes IT-Projekt. Du baust den Assistenten, testest ihn im Browser, verbindest eine Nummer oder leitest deine bestehende weiter und bindest danach Kalender, CRM und Übergaben an. Starte klein mit den häufigsten Anliegen und erweitere Schritt für Schritt.

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