CSV, Excel et Google Sheets dans les bases de connaissances Famulor

Les codes produits, les descriptions de services et les prix de référence résident souvent dans des feuilles de calcul. Jusqu'à présent, les utiliser avec un assistant IA impliquait de convertir les lignes en texte ou de créer une API pour accéder aux valeurs actuelles. Depuis le 5 septembre 2026, Famulor peut traiter les fichiers CSV, TSV et XLSX, ainsi que les Google Sheets connectés via Drive, en tant que sources de connaissances structurées. Cette fonctionnalité prend en charge les identifiants exacts, la recherche basée sur les descriptions, ainsi que des filtres et agrégations définis (Journal des modifications Famulor, 5 septembre 2026).

La nuance essentielle est qu'un tableau importé demeure un instantané issu de la dernière importation, et non un système en temps réel. L'inventaire, les soldes personnalisés, le statut des commandes et les prix actuels contraignants nécessitent toujours un outil ou une API.

Points clés à retenir

• Famulor prend en charge les tableaux rectangulaires CSV, TSV et XLSX, ainsi que les Google Sheets via une connexion Drive.
• Les connaissances sous forme de tableaux sont parfaitement adaptées aux catalogues stables, aux matrices de services et aux prix de référence assortis d'une date d'effet visible.
• Les valeurs exactes, les lignes, les comptes, les sommes, les minimums et les maximums sont disponibles dans les limites documentées des requêtes.
• Les Google Sheets ne sont pas interrogés comme une base de données en direct ; la dernière importation contrôle la fraîcheur des données et les formules ne sont pas recalculées.
• Les flux de travail en direct, personnalisés ou nécessitant une écriture doivent toujours être gérés par un outil ou une API durant l'appel.

Ce qui a changé avec les connaissances structurées sous forme de tableaux

Cette nouvelle capacité affine une règle d'architecture importante. Les bases de connaissances générales servaient traditionnellement à traiter des contenus non structurés tels que des manuels, des politiques et des FAQ. Traiter un tableau de prix comme un document rendait la récupération fiable au niveau de la cellule difficile. Le modèle de tableau de Famulor préserve désormais les valeurs originales des cellules et les positions des colonnes, ainsi que les références au fichier source, à la feuille et à la ligne (documentation sur les bases de connaissances, vérifiée le 10 septembre 2026).

Un assistant peut rechercher un code produit complet, localiser une ligne à partir de sa description ou utiliser des requêtes de tableau définies. Les résultats incluent les lignes, le compte, la somme, le minimum et le maximum sous des filtres contraints. Les jointures, les expressions arbitraires, la conversion de devises et l'évaluation de formules ne sont pas prises en charge.

Les conseils précédents dans Base de connaissances vs Prompt système pour les agents vocaux IA restent donc valides, mais nécessitent une précision post-mise à jour : les tableaux importés structurés prennent désormais en charge des tâches de récupération et d'agrégation définies, tandis que les données en direct, les valeurs personnalisées et l'écriture nécessitent toujours un outil ou une API.

Quand une base de connaissances sous forme de feuille de calcul est appropriée

Un tableau est un excellent candidat lorsque ses lignes décrivent des objets de référence stables et que la fraîcheur de l'instantané est acceptable. Les exemples incluent un catalogue de pièces détachées, une matrice de services, une liste de capacités par agence, une table tarifaire avec une date d'effet ou une liste de prix de référence approuvée.

Posez-vous quatre questions avant l'importation :

1. Les données sont-elles assez stables pour un instantané ? Si une valeur change minute par minute, une base de connaissances n'est pas la source appropriée.
2. Chaque ligne représente-t-elle un objet bien défini ? Un produit, un service ou une région doit être décrit par des colonnes cohérentes.
3. Les filtres et les agrégations simples sont-ils suffisants ? La logique multi-tableaux, les calculs arbitraires et la conversion de devises nécessitent un autre système.
4. Chaque feuille importée doit-elle être indexée ? Les feuilles XLSX masquées et chaque onglet exporté de Google Sheets sont inclus.

Cela sépare la récupération de connaissances des transactions. Un identifiant de catalogue peut provenir d'une importation approuvée. « La pièce X est-elle en stock actuellement ? » nécessite une requête système en temps réel, et un devis contraignant spécifique au client ne doit pas être déduit d'une table de référence générale.

Préparer les fichiers CSV, TSV, XLSX et Google Sheets avant l'importation

La qualité de la source commence par une structure propre. Selon la documentation Famulor actuelle, les en-têtes de colonnes doivent apparaître dans la première ligne remplie. Le tableau doit être rectangulaire ; les cellules fusionnées et les valeurs dépassant la largeur définie par l'en-tête sont rejetées. Placez les différents tableaux sur des feuilles distinctes.

Les règles de format documentées sont précises :

• Le format CSV peut utiliser des virgules ou des points-virgules comme délimiteurs ; les valeurs multilignes doivent être correctement placées entre guillemets.
• Le format TSV utilise des séparateurs de tabulation.
• Les encodages de texte pris en charge sont UTF-8 ou UTF-16 avec BOM.
• Les fichiers .xls hérités doivent d'abord être enregistrés au format XLSX ou CSV.
• Les importations XLSX incluent toutes les feuilles, y compris les feuilles masquées. Les importations Google Sheets incluent toutes les feuilles exportées.
• Les formules ne sont pas recalculées lors de l'importation. Les résultats mis en cache peuvent être marqués comme non vérifiés ; les résultats manquants et les erreurs de cellule restent indisponibles.

Supprimez les feuilles d'aide, les notes confidentielles et les colonnes inutiles avant l'importation. Ajoutez valid_from ou data_as_of pour les références sensibles au temps afin qu'une conversation puisse indiquer la date de la source.

Configurer le tableau dans Famulor en cinq étapes documentées

Ce flux suit la documentation actuelle de Famulor liée ci-dessus.

1. Créer la base de connaissances

Ouvrez Bases de connaissances → Nouveau, attribuez un nom clair et décrivez le contenu de la source. « Catalogue de services DACH — Instantané de septembre 2026 » communique mieux l'objectif et la fraîcheur que « nouvelle liste de prix ».

2. Ajouter la source de tableau

Téléchargez un fichier CSV, TSV ou XLSX. Pour Google Sheets, créez d'abord une connexion OAuth Drive sous Automatisations → Connexions, puis sélectionnez cette connexion lors de l'ajout de la source Drive. La documentation décrit la synchronisation cloud-drive comme une fonctionnalité bêta faisant partie d'un plan spécifique. Elle nécessite Fonctionnalités bêta sous Paramètres → Espace de travail et suit les taux de synchronisation actuels de l'espace de travail (documentation Famulor, vérifiée le 10 septembre 2026). Vérifiez les conditions dans votre propre espace de travail plutôt que de supposer une disponibilité universelle.

3. Vérifier le statut du traitement

Attendez que l'élément indique qu'il est prêt. Si le traitement échoue, inspectez le format, la taille du fichier, la ligne d'en-tête, les cellules fusionnées et la disposition des feuilles. Un nom de fichier visible ne prouve pas à lui seul qu'un nouvel index interrogeable a été créé.

4. Tester avec la recherche RAG

Utilisez Recherche RAG avec des questions réalistes. En pratique, testez un code exact existant, un code similaire inexistant, une requête de description, plusieurs correspondances, ainsi qu'un filtre ou une agrégation. Ceci est une recommandation, non une garantie produit.

5. Assigner la base de connaissances à l'assistant

Sélectionnez la base de connaissances dans l'éditeur d'assistant. Famulor précise que cette connexion seule ne nécessite pas de modification du prompt. Ajoutez des instructions de flux de travail pour gérer les ambiguïtés, les instantanés obsolètes ou les identifiants critiques si nécessaire.

Ce que l'assistant peut demander au tableau

Pour un identifiant exact, recherchez la valeur complète entre guillemets. Un code visuellement similaire ne prouve pas que le code demandé existe. Si plusieurs lignes correspondent, l'assistant doit demander des précisions au lieu de choisir. Les résultats de recherche conservent les références sources et les clés de colonnes positionnelles, y compris le fichier, la feuille et la ligne pour la traçabilité. Cela ne signifie pas que ces références sont automatiquement énoncées à l'interlocuteur.

Les implémentations avancées peuvent utiliser des requêtes de tableau via POST /knowledge-bases/{id}/search et l'outil MCP search_knowledge_base. Selon la documentation actuelle sur les requêtes liée ci-dessus, une requête peut renvoyer des lignes, count, sum, min ou max. Elle peut combiner jusqu'à cinq filtres d'égalité ou de plage avec AND ; les plages de nombres et de dates nécessitent un type explicite.

Il existe une limite de confiance stricte concernant les résultats numériques. Les totaux sont rejetés lorsque les lignes correspondantes contiennent des valeurs manquantes, ambiguës, basées sur des formules ou des devises mixtes. Ne calculez pas un total de tableau complet en additionnant manuellement quelques extraits de recherche. Utilisez une requête de tableau ou un backend responsable lorsque l'opération dépasse l'ensemble pris en charge.

Exemple pratique : un catalogue hypothétique de pièces et services B2B

Supposons qu'une entreprise de services industriels maintienne un catalogue de référence approuvé. Le tableau miniature ci-dessous est délibérément fictif et ne contient aucune donnée réelle de client ou de produit :

Le fichier source contient ces trois exemples d'enregistrements :

• FP-2048-A : Forfait de filtrage standard pour MX-20, région DACH, prix de référence 189,00 EUR, effectif au 1er septembre 2026.
• SV-3100-D : Service à distance de base pour MX-30, région DACH, prix de référence 420,00 EUR, effectif au 1er septembre 2026.
• SV-3190-D : Service à distance Plus pour MX-30, région DACH, prix de référence 690,00 EUR, effectif au 1er septembre 2026.

Un interlocuteur pourrait demander « FP-2048-A ». La correspondance exacte devrait identifier cet enregistrement ; « FP-2048-B » ne doit pas être considéré comme présent simplement parce qu'il semble similaire. Une deuxième question pourrait être : « Combien de forfaits de service DACH pour le MX-30 ont un prix catalogue inférieur à 500 € ? ». Les filtres d'égalité et de plage ainsi que count sont conçus pour cette demande. Les termes prix catalogue et la date d'effet restent importants dans la réponse ; cet enregistrement ne doit pas devenir silencieusement une offre contraignante actuelle.

Pour les canaux vocaux, ajoutez une routine de confirmation explicite en tant que recommandation d'implémentation : demandez à l'assistant de répéter les codes critiques par groupes compréhensibles et demandez à l'interlocuteur de confirmer avant de déclencher une étape ultérieure. Cela ne signifie pas que Famulor épelle ou valide automatiquement les identifiants. Testez les prononciations probables, le bruit de fond et les séquences de caractères facilement confondues lors d'appels de test réels.

Instantané ou système en direct ? Rendez la limite explicite

Les données de la base de connaissances reflètent la dernière importation. Les Google Sheets ne sont donc pas interrogés en direct pour chaque question. Famulor ne recalcule pas les formules et ne prend pas en charge les jointures, les expressions arbitraires ou la conversion de devises. Ce sont des contraintes définissant l'architecture, et non des notes de bas de page (documentation Famulor, vérifiée le 10 septembre 2026).

Les pages séparées Intégration Google Sheets et Intégration Microsoft Excel 365 couvrent les actions de flux de travail, les déclencheurs et l'écriture. Ce guide se concentre délibérément sur la récupération et l'agrégation contrainte sur des instantanés de tableaux importés.

Si un remplacement ou une nouvelle tentative échoue, l'index interrogeable précédent reste disponible et l'erreur est signalée, selon la documentation de Famulor. Cela préserve la continuité, mais cela ne prouve spécifiquement

pas que les nouvelles données ont été acceptées. Vérifiez le statut, la date de l'instantané et le jeu de tests après chaque importation.

Limites actuelles en un coup d'œil

Les valeurs ci-dessous proviennent de la documentation Famulor liée ci-dessus, vérifiée le 10 septembre 2026, et peuvent changer avec le temps :

La conformité formelle à une limite de taille ne rend pas un fichier sémantiquement sûr : des types ambigus, des devises mixtes ou des onglets masqués peuvent toujours rendre une requête inadaptée.

Check-list pour la confidentialité et les opérations téléphoniques

Selon la documentation liée ci-dessus, Famulor conserve le fichier de tableau original et les importations XLSX incluent les feuilles masquées. Une règle de gouvernance pratique s'impose : n'importez que les champs et les feuilles autorisés et nécessaires à cet effet. Ceci est un conseil d'implémentation, non une garantie de conformité.

Avant le déploiement, vérifiez les points suivants :

• La source contient-elle des données personnelles de clients ou d'employés qui n'ont pas leur place dans un catalogue général ?
• Les feuilles masquées, les commentaires et les colonnes d'aide sont-ils réellement destinés à l'assistant ?
• La connexion Drive est-elle limitée à la source requise et autorisée en interne ?
• Le tableau inclut-il une date d'effet ou d'instantané pour les prix et tarifs ?
• La conversation évite-t-elle de présenter des valeurs de référence comme des promesses actuelles et contraignantes ?
• Existe-t-il une clarification, un appel d'outil ou un transfert vers un humain pour les codes non confirmés, les correspondances multiples et les données en direct manquantes ?

Les conversations téléphoniques ajoutent un risque de transmission : les lettres, les chiffres et les identifiants aux sonorités similaires peuvent être mal entendus ou mal reconnus. Confirmez les identifiants critiques et connectez les actions contraignantes à une réponse système actuelle. L'assistant doit exprimer son incertitude plutôt que de déduire une réponse à partir d'une correspondance similaire.

Conclusion : utilisez les connaissances sous forme de tableau délibérément comme un instantané

Les fichiers CSV, TSV, XLSX et Google Sheets peuvent désormais être plus que de simples documents aplatis dans Famulor. En tant que sources de connaissances structurées, ils prennent en charge les identifiants exacts, la recherche par description et des requêtes de tableau étroitement limitées. Cela comble une lacune pratique pour les catalogues de produits, les matrices de services et les listes de prix de référence approuvées.

La question de conception utile n'est pas simplement « feuille de calcul ou API ? » mais « instantané ou processus en direct ? ». Si la source est stable, rectangulaire et clairement datée, une base de connaissances de tableau est un candidat solide. Si le flux de travail est actuel, personnalisé ou nécessite une écriture, un outil ou un backend autorisé reste responsable. Préparez la source avec soin, testez les cas exacts et ambigus avec la recherche RAG et vérifiez que chaque nouvelle importation est réellement prête. Cela permet de maintenir la fonctionnalité dans ses forces documentées sans transformer une connaissance de référence en une promesse accidentelle en temps réel.